Reuniones Directivas en 30 minutos? SI, SE PUEDE!

Las reuniones de dirección o de Consejo son imprescindibles….pero muy caras. Simplemente multiplicando los salarios de los participantes por la duración y la frecuencia ya nos resulta una cifra astronómica…y eso sin contar otros costes, como la utilización de la lujosa sala de juntas, los servicios disponibles (catering, secretarias, etc.) y el coste de oportunidad….

Y la realidad es que las reuniones directivas sueles ser interminables, a veces llevan una mañana o una tarde entera, otras veces se alargan todo el día y a veces continúan al día siguiente.

No es de extrañar que todos los empleados, secretarias y personal en general comenten, a veces con admiración, cuan ocupados están los directivos, ya que pasan su tiempo laboral en este tipo de reuniones. Y este es un hecho que se asume como inevitable.

La realidad es que ni es inevitable, ni justificable. Pero puede explicarse por varias circunstancias:

1) Refugio y Confort. Las reuniones directivas son un buen refugio. Los directivos, en general, se sienten cómodos y confortables en estas reuniones con sus pares. Participar en las mismas les evita enfrentarse a un mundo diferente a ellos. Más aún, participar en las reuniones directivas es la muestra pública mas fehaciente de su estatus en la organización, por lo que estar allí, les reafirma psicológicamente, confirmando su éxito profesional.

2) Falta de Preparación: Normalmente, sea porque no es posible o porque no es exigible, estas reuniones no se preparan, lo que se compensa con el trabajo que se realiza en la misma reunión.

3) Agenda poco concreta y cambiante. La agenda de la reunión es laxa y flexible, con generalidades y alteraciones o novedades de última hora. Por supuesto, son contados los casos en que la agenda está asociada a unos horarios ajustados.

4) Socialización. Cómo los gurús del trabajo en equipo nos han convencido que es importante que reine un ambiente cordial y amigable, la socialización y las conversaciones ajenas al negocio campan a sus anchas, desde el golf hasta el fútbol, desde el fin de semana pasado hasta las curiosidades del último viaje.

5) Impuntualidad. Como todos los participantes tienen responsabilidades importantes, frecuentemente surge ese problema de última hora, que hay que resolver ya, y que deja a los demás directivos esperando. Invariablemente estos muestran su comprensión con la situación, sabiendo que en algunas de las próximas reuniones, les tocará a ellos hacer esperar a los demás.

6) Por último, pero no por eso menos importante, para preservar el buen ambiente y la cordialidad, si existe un “chairman” o coordinador de la reunión, no se atreverá o no sentirá la necesidad de enfocar a los participantes en el tema de discusión, permitiendo toda clase de desvaríos y reflexiones inútiles sobre el tema en cuestión, en vez de cortar la palabra cuando alguien se va por las reamas.

El resultado son esas reuniones interminables de las que, al salir, todos, mirando el reloj, protestan por su duración. Pero en el fondo saben que, la semana próxima, se repetirá la misma situación, a menos que tengan la suerte de que salen de viaje……

Un panorama pesimista? No, en absoluto. Es lo que he visto, salvo honrosas excepciones, en los últimos veinticinco años en empresas y organizaciones de todo tipo, desde multinacionales hasta sindicatos, desde hospitales a empresas familiares. Y lo he visto en el norte de Europa, en Estados Unidos, en el sur de Europa, en Asia y en Latinoamérica.

Pero la realidad es que es posible (y saludable) realizar reuniones directivas efectivas en 30 minutos.

El cambio hacia esa realidad de alto rendimiento debe ser acompañado por un cambio de mentalidad o cultural que, normalmente, debe ser empujado con coaching, formación y, sobre todo, las herramientas adecuadas para un mejor funcionamiento. A continuación se detallan las más importantes:

1) AGENDA: La agenda debe ser clara, concisa, específica y debe ser definida y distribuida con la antelación suficiente para que todos los participantes puedan preparar los temas que les incumben. Debe asimismo, definir los tiempos de exposición y discusión para cada uno de los temas a tratar por lo que al definir una hora de comienzo, se definen explícitamente en la agenda todos los horarios.

La definición de horarios hace que todos los participantes tomen conciencia de que el tiempo es escaso y se concentren en lo más importante. Por otra parte, será más fácil controlar el cumplimiento de los tiempos.

Los temas incluidos en la agenda deben ser temas sobre los que hay que tomar decisiones o controlar el cumplimiento de acciones acordadas, como se detalla en el punto 4.

2) “CHAIRMAN”: Alguien debe dirigir la reunión velando por su efectividad y eficiencia. No tiene por qué ser el CEO o el Presidente del Consejo. Puede ser cualquiera que sea investido con la autoridad para dirigir la reunión. Su cometido es controlar los tiempos, el consenso en las decisiones y mantener el Plan de Acción, un sencillo documento que se describe en el punto siguiente.

3) PLAN DE ACCIÓN: Si es necesario, por razones legales, llevar un acta, ésta no puede ni debe reemplazar un documento ágil y visual para controlar que todo los que se decide, se realiza. Este documento es el plan de acción, la herramienta más importante en términos de gestión. Debe incluir acciones concretas, atribuyendo la responsabilidad de la acción a alguno de los participantes de la reunión, y establecer la fecha de cumplimiento de la misma.

El “chairman” o coordinador, debe distribuir este plan de acción a todos los participantes inmediatamente después de la reunión, manteniéndolo permanentemente actualizado. quitando las acciones ya cumplidas e incluyendo las nuevas que surjan en cada reunión.

En la agenda, deberán incluirse, salvo excepciones, sólo las acciones pendientes de cumplimiento cuyo vencimiento o seguimiento esté previsto en la fecha de la reunión.

4) DISCUSIONES Y CONTENIDO DE LA REUNIÓN. Las reuniones no son para discutir sobre los temas pendientes sino para tomar decisiones, y atribuir las acciones acordadas a un responsable, que sea participante de la reunión, o, en su caso, para asignar la resolución del tema a alguno de los participantes. Para la toma de decisiones, el responsable deberá proponer su solución y, se podrá discutir sobre la misma, pero no es eficiente que todos propongan soluciones o que se discuta hasta el hartazgo sobre las distintas posibilidades.

Si, por la naturaleza de la acción, dos o más participantes deben estar involucrados, uno y sólo uno será asignado con la responsabilidad, comunicando a los demás que deberán reunirse con él para tratar el tema. No tiene sentido tener a todos los participantes escuchando argumentaciones cuando se puede realizar una reunión parcial donde sólo los involucrados invertirán su tiempo.

Respecto a las acciones pendientes y previstas para la reunión, tampoco es necesario discutirlas, pues ya lo han sido en reuniones anteriores. De lo único que se trata es de controlar su realización o su seguimiento. Si no se han realizado y estaban previstas, el responsable deberá explicar las razones del incumplimiento y se decidirá el curso a seguir. Un truco que empuja a los directivos a realizar las acciones previstas es colorear en rojo las no cumplidas. A nadie le gusta figurar en rojo en un documento directivo de amplia difusión.

5) PUNTUALIDAD E IMPORTANCIA

La agenda debe asociar los temas a horas y fracciones de 5 minutos. Esto sólo ya fomenta la puntualidad, y la actitud del “chairman” debe ser inflexible en este punto, señalando y pidiendo explicaciones por la impuntualidad. En algunos casos extremos hemos calculado un coste por minuto basado en el coste de la espera de los bien pagados directivos, para definir una multa que era destinada a beneficencia.

Asimismo, como hemos dicho, las reuniones directivas son imprescindibles, por lo que la inasistencia tiene que ser muy justificada. Por supuesto que el primer requisito es que la máxima autoridad de la reunión (Consejero Delegado o Presidente del Consejo) lideren con el ejemplo.

Cuando haya viajes inevitables (muchos no lo son o pueden ser acomodados de forma de que se pueda asistir), deberá preverse en la reunión anterior como se procederá (reemplazo del directivo o participación por tele-conferencia)

Cuando los participantes están ubicados en múltiples localizaciones obviamente se reemplaza la reunión presencial por una tele-conferencia, pero se aplican los mismos principios.

6) INFORMACIÓN

La calidad de las decisiones dependerá de la calidad de la información disponible. Para eso es necesario contar con una información estratégica y de gestión adecuada, actualizada y pertinente.

La información que requiere un consejo es diferente de la información que requiere un equipo directivo. En ambos casos es necesario definir cuales son los objetivos a cumplir (sean estratégicos o de desempeño) y asociar los indicadores claves pertinentes para poder medir su cumplimiento y la frecuencia con la que será necesaria esa información. Posteriormente deberán establecerse las fuentes y los canales para que esa información llegue en tiempo y forma a la reunión. Pero eso es tema de otro blog.

De lo que se trata es que los órganos más importantes en la gestión de las organizaciones, que se manifiestan en las reuniones directivas y las reuniones de consejo, sean efectivas y eficientes.